ビルメンテナンスでよくある日程調整トラブルとは？清掃・設備点検を一括管理するメリット

ビルやマンション、商業施設などの建物を維持管理するためには、日常清掃や定期清掃だけでなく、電気設備点検、消防設備点検、貯水槽清掃、空調設備点検など、さまざまな業務が必要になります。

それぞれの業務は専門性が異なるため、複数の会社に分けて発注している建物も少なくありません。

しかし、実はビルメンテナンスの現場では、作業そのものよりも日程や時間の調整が原因でトラブルになることがあります。

今回は、弊社が日々の建物管理で経験する日程調整のトラブルと、その対策、そして清掃・設備管理などを一括して管理するメリットについてご紹介します。

1．清掃と設備点検の日程が重なってしまう

例えば、床面の機械洗浄を予定していた日に、電気設備の点検による停電が重なってしまうケースです。

床面の機械洗浄では、ポリッシャーやウェットバキュームなど電源を必要とする機械を使用することがあります。

ところが、同じ時間帯に停電が予定されていれば、必要な電源を確保できず、作業を進められなくなる場合があります。

このようなトラブルは、お客様側の担当者が複数に分かれていたり、清掃と電気設備点検をそれぞれ別の会社に発注していたりする場合に発生しやすくなります。

停電作業はテナントへの事前周知や電気主任技術者などとの調整が必要になるため、直前に日程を変更することは簡単ではありません。

結果として、清掃作業を延期したり、作業時間を短縮して一部の作業を次回に持ち越したりする必要が生じます。

作業ができなくても費用は発生する

ここで問題になるのが費用です。

仮に作業員5名が現場に到着してから停電が判明した場合、清掃が実施できなかったとしても、作業員の人件費や交通費などは発生しています。

延期となれば、別の日に改めて作業員を確保し、日程を調整しなければなりません。

これらの追加費用をお客様が負担するのか、清掃会社が負担するのかという問題にもつながります。

もちろん、契約内容や原因によって対応は異なりますが、業者側ですべての費用を無償で負担することは難しいのが実情です。

本来、作業日程が適切に管理されていれば防ぐことができたトラブルによって、お客様と業者の双方に無駄な負担が生じてしまうのです。

2．作業時間の延長がテナントや利用者に影響する

次によくあるのが、予定していた時間内に作業が終わらないケースです。

平日の共用部清掃など、建物の利用者への影響が比較的小さい作業であれば、多少の延長が認められることもあります。

しかし、休日や夜間の作業では事情が異なります。

例えば、休日の清掃作業に合わせて、お客様の担当者がわざわざ鍵を開けに来ている場合があります。

作業時間が延びれば、担当者にも予定以上の拘束時間が発生します。

また、警備会社による施錠や機械警備の設定時間などが決まっている建物では、作業延長によって別の調整が必要になることもあります。

特に注意が必要な受水槽清掃の断水時間

受水槽清掃では、作業中に断水が必要になる場合があります。

例えば、午前9時から正午までの断水を予定していたにもかかわらず、作業が延長して午後1時まで断水が続いてしまえば、居住者やテナント様に大きな影響を与えます。

飲食店や医療施設などが入居している場合は、事業活動そのものに影響する可能性もあります。

また、断水のお知らせが一部のテナントに届いていなければ、予定どおりの作業であってもクレームにつながりかねません。

こうしたトラブルを防ぐためには、単に作業日を決めるだけでなく、以下のような事前確認が重要です。

• 作業に必要な時間を適切に見積もっているか
• 断水や停電の影響を受けるテナントを把握しているか
• お知らせが必要な関係者全員に届いているか
• 建物の鍵や設備の操作方法を把握しているか
• 想定外の事態に備え、時間に余裕を持たせているか

建物のことをよく知っている管理会社であれば、こうした調整をより正確に行うことができます。

3．日程を調整したはずなのに当日作業ができない

もう一つ多いのが、日程を事前に調整していたにもかかわらず、当日になって作業ができないケースです。

弊社では、原則として前月10日までに翌月の作業日程をお客様と調整するようにしています。

しかし、日程を決めていたとしても、当日になって次のようなトラブルが発生することがあります。

• 鍵を開ける予定だった担当者が来ない
• 警備会社に作業予定が共有されていない
• テナントが作業日を把握していない
• 他の業者が同じ場所で作業している
• 作業場所に荷物が置かれており、予定どおり作業できない

特に、作業日を決めてから実施日まで数週間空く場合には、関係者間で認識の違いが生じることがあります。

そのため、弊社では作業日が近づいた段階で再度連絡を入れるなど、当日のトラブルを防ぐための確認を行っています。

こうした小さな確認の積み重ねが、安定した建物管理につながります。

4．複数の業者を管理することは、お客様にとっても大きな負担

ビルの管理業務をそれぞれ別の会社に発注している場合、お客様の担当者は各社との日程調整や連絡を個別に行う必要があります。

例えば、次のような業務です。

• 日常清掃・定期清掃
• 消防設備点検
• 電気設備点検
• 空調設備の点検・清掃
• 貯水槽清掃・水質検査
• 空気環境測定
• 排水管清掃
• 害虫防除
• 建築設備・特定建築物の定期調査・検査

こうした業務が増えるほど、日程の重複や連絡漏れのリスクも高まります。

さらに、各業者がそれぞれ現場確認を行ったり、建物の設備や鍵の管理方法を一から把握したりする必要があります。

一つひとつは小さな手間でも、年間を通して考えると、お客様の管理担当者には相当な負担がかかります。

特に、複数の建物を所有・管理しているビルオーナー様や管理会社様にとっては、こうした調整業務が本来の仕事を圧迫することもあるのではないでしょうか。

5．清掃・設備管理を一括管理するメリット

こうした問題を解決する方法の一つが、ビルメンテナンス業務の総合管理です。

清掃、設備点検、各種法定検査などを一つの管理会社にまとめることで、次のようなメリットが期待できます。

① 日程調整の窓口を一本化できる

各業者への連絡や日程の調整を管理会社がまとめて行うことで、お客様の負担を軽減できます。

例えば、停電の予定がある場合には、その日に電源を必要とする清掃作業を入れないようにするなど、業務間の調整が可能になります。

また、受水槽清掃と設備点検など、作業内容によっては同じ日に実施した方が効率的な場合もあります。

② 建物の特徴を把握し、トラブルを減らせる

建物ごとに、設備の配置や使用方法、鍵の管理方法、テナントの営業時間、作業可能な時間帯などは異なります。

一つの管理会社が継続して複数の業務を担当することで、こうした情報や過去の作業履歴が蓄積されます。

「この建物では午前中しか断水できない」

「このテナントには事前の連絡が必要」

「この設備は過去に不具合が発生している」

といった情報を把握していれば、作業をより円滑に進められます。

私たちは、建物管理において重要なのは、作業技術だけでなく、その建物をどれだけ理解しているかという点だと考えています。

③ 管理費用を合理化できる可能性がある

総合管理のメリットは、日程調整だけではありません。

例えば、同じ建物に何度も現場確認に行く必要がなくなったり、作業員や管理担当者の移動を効率化できたりする場合があります。

また、複数の業務を組み合わせることで、現場管理や事務処理にかかる費用を抑えられる可能性もあります。

ただし、一括管理にすれば必ず安くなるというわけではありません。

業務内容や建物の規模によっては、専門業者への直接発注が適している場合もあります。

大切なのは、個々の作業金額だけを見るのではなく、年間を通じた管理費用、管理担当者の負担、トラブル発生時の対応まで含めて考えることです。

④ 緊急時にも対応しやすくなる

設備の不具合や漏水、急な清掃対応など、建物管理では予定外のトラブルが発生することがあります。

日頃から建物の状況を把握している管理会社であれば、問題の発生箇所や関係業者を把握しやすく、初動対応や手配も円滑になります。

複数の業者に個別に連絡するのではなく、まず管理窓口に相談できることも、お客様にとって大きな安心につながります。

6．湘南エリアのビルメンテナンスは日装にご相談ください

株式会社日装では、神奈川県平塚市・藤沢市を拠点に、湘南・西湘・県央エリアで建物の清掃・設備管理を行っています。

日常清掃や定期清掃はもちろん、貯水槽清掃、空気環境測定、消防設備点検、電気設備点検、空調設備点検など、建物維持管理に必要な幅広い業務に対応しています。

自社で実施する業務に加え、専門性が必要な業務については協力会社とも連携し、管理窓口を一本化することが可能です。

特に、平塚市・藤沢市・茅ヶ崎市・大磯町などの湘南エリアでは、地域に拠点を持つ会社として、現場との距離の近さを活かした管理を大切にしています。

私たちが目指しているのは、単に清掃や設備点検を請け負うことではありません。

お客様に代わって建物全体のことを考え、日程調整や現場管理の負担を減らし、安心して建物を利用できる環境を維持することです。

現在、清掃と設備管理を別々の会社に発注されているビルオーナー様や管理会社様、複数の建物を管理されている企業様は、ぜひ一度ご相談ください。

すべての業務を一度に切り替える必要はありません。

現在の管理体制を活かしながら、一部業務の集約や日程調整の一本化など、建物の状況に合わせたご提案も可能です。

湘南エリアの建物管理・ビルメンテナンスは、株式会社日装にお任せください。

また、既に管理会社様が入っている建物についても、湘南エリアの現地管理を担う協力会社として対応可能です。

遠方に本社を置く管理会社様や、神奈川県内に複数の管理物件をお持ちの企業様に対して、清掃・設備点検などの業務を地域単位でまとめてお任せいただくことで、現場管理や日程調整の負担軽減に貢献します。

＜お問い合わせ窓口＞

https://www.nisso-kanagawa.com/contact/#faq

 

株式会社日装
Ｅ-Mail: info@nisso-kanagawa.com